Pedagang Besar Farmasi di Indonesia jumlahnya sangat banyak, dengan aturan yang sangat ketat, pedagang besar farmasi sangat terbatas ruang geraknya. Adapun Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal yang berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi persyaratan. PBF diperbolehkan mendirikan PBF Cabang yang periizinnya dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
Cara Pedagang Besar Farmasi Beroperasi
Cara Pedagang Besar Farmasi Beroperasi bisa dibaca di banyak literatur perdagangan farmasi di Indonesia. Dalam upaya mewujudkan masyarakat yang sehat dibutuhkan penyediaan obat berkualitas. Kualitas obat tersebut harus dijamin dari mulai produksi hingga mencapai masyarakat atau konsumen, salah satu titik kritis adalah kegiatan penyaluran obat. Industri farmasi menyalurkan produknya menggunakan jasa distributor atau disebut juga Pedagang Besar Farmasi (PBF).
PBF memiliki wewenang untuk menyalurkan obat antar PBF atau PBF cabang lainnya dan fasilitas kefarmasian (apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, dan toko obat) (Kemenkes, 2014).
Pola Bisnis Pedagang Besar Farmasi (PBF)
PBF harus menerapkan pola bisnis demi mendukung tercapainya target perusahaan. Pola bisnis tersebut meliputi pengadaan dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan, penerimaan pesanan, pengiriman pesanan, dan penagihan pembayaran. Proses Bisnis ini dengan lebih terperinci xebagai berikut:
- Pengadaan dan Pemesanan Barang
Pengadaan dan pemesanan barang dilakukan berdasarkan history penjualan, pareto, permintaan pasar, dan program pihak marketing. Dalam sistem pengadaan, dilakukan penentuan level persediaan produk berdasarkan penentuan nilai Level Stock, Buffer Stock, Lead Time, dan ReOrder Point (ROP).
Pengadaan dilakukan oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) PBF dengan membuat defekta, berkoordinasi dengan supervisior penjualan dan bagian marketing dalam membuat daftar kebutuhan barang. Pada proses pengadaan dibagi menjadi 3 kelompok, yaitu pengadaan produk reguler, produk e-catalogue, dan produk berupa Narkotika/Psikotropika/Prekursor (NPP).
Pengadaan yang dilakukan harus mengikuti kaidah CDOB, yaitu setiap pengadaan dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasok diidentifikasi serta didokumentasikan.
- Penerimaan Barang
Untuk memastikan bahwa obat yang diterima dalam keadaan baik, sah, sesuai dengan yang dipesan, maka dilakukan pemeriksaan pada saat obat diterima oleh bagian Transito dengan menggunakan checklist pada faktur pembelian yang diterima dan Rincian Surat Kirim Barang. Hal tersebut sesuai dengan petunjuk pelaksanaan CDOB yaitu dalam penerimaan harus terdapat checklist yang berisi nama pemasok, nama barang, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah fisik, dan keutuhan fisik produk.
- Penyimpanan
Pedagang Besar farmasi memiliki Sistem penyimpanan obat biasanya menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO); obat-obat yang tanggal kadaluwarsanya lebih dekat dijual atau didistribusikan terlebih dahulu. Untuk produk kemasan dus kemasan utuh obat disimpan diatas rak dengan sistem penempatan berdasarkan golongan obat, jenis produk, fast-moving/slow-moving, dan berdasarkan analisis efisiensi kerja. Penempatan sediaan cair yang disertai kemasan yang mudah pecah disimpan pada bagian bawah rak untuk mengurangi risiko terjatuh pada saat pengambilan barang.
Barang yang ada di gudang PBF harus disimpan pada kondisi yang sesuai seperti yang telah ditetapkan oleh pabriknya; misalnya vaksin disimpan pada suhu dingin di dalam Chiller yang dilengkapi dengan thermometer untuk monitoring suhu dan dokumen pencatatan suhu.
- Penerimaan Pesanan
Proses pelayanan penjualan sediaan farmasi di Pedagang Besar Farmasi (PBF) dilakukan dengan mengirim secara tertulis melalui Surat Pesanan (SP) yang ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab. Penerimaan SP dilayani dengan beberapa cara yaitu pemesanan melalui salesman di sarana kefarmasian pelanggan ataupun pesanan langsung melalui telepon/faximile. Apabila pemesanan dilakukan melalui telepon maka Surat Pesanan asli harus diserahkan pada saat obat diterima. Untuk pembelian barang dapat dilakukan dengan pembayaran tunai dan kredit.
Untuk pemesanan narkotika, psikotropika dan prekursor (NPP) wajib menggunakan SP khusus sesuai peruntukkannya, diterima dan ditanda tangani langsung oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APA) dan di bubuhi stempel asli serta harus sesuai keabsahannya dengan specimen disertai dengan jumlah pemesanan yang wajar.
- Pengiriman Pesanan
Pengiriman obat dan/atau bahan obat di PBF biasanya menggunakan jasa pihak ketiga yang telah terikat kontrak dan mampu menerapkan prinsip CDOB dalam pengiriman obat dan/atau bahan obat. Pada saat akan dilakukan pengiriman, dilakukan cross check terlebih dahulu pada produk yang telah disiapkan bagian logistik. Hal yang dicek meliputi nama outlet pemesan, nama barang, kekuatan sediaan, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah fisik, dan jumlah pesanan.
- Penagihan Pembayaran
PBF biasanya melakukan penjualan secara kredit yang dilakukan oleh salesman melalui instruksi manajemen penjualan. Outlet membuat pesanan yang diserahkan ke salesman kemudian dibuatkan faktur penjualan oleh fakturis lalu barang dan faktur penjualan dikirimkan menuju outlet. APJ outlet menandatangani dan memberi stempel pada faktur penjualan, kemudian faktur penjualan asli diarsipkan oleh bagian piutang PBF untuk proses penagihan pada saat jatuh tempo. Saat faktur penjualan telah jatuh tempo, bagian piutang PBF menyerahkan faktur penjualan tersebut kepada kolektor atau salesman untuk dilakukan penagihan kepada outlet terkait. Bila outlet masih belum membayar utangnya, maka outlet tersebut tidak dapat memesan barang karena sistem di PBF akan otomatis menolak pemesanan outlet tersebut.